Artikel 1: Algemeen.

A — De Zandkorrel respecteert uw privacy

Als uw uitvaartonderneming vinden wij uw privacy rechten belangrijk. Jouw persoonsgegevens worden op een wettelijke, eerlijke en transparante manier verwerkt. In deze privacyverklaring leggen we uit hoe De Zandkorrel uw persoonlijke gegevens verwerkt. In sommige gevallen vraagt De Zandkorrel om persoonsgegevens via de website www.dezandkorrel.com. We verwerken deze persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.

B — Wat zijn persoonsgegevens en wat wordt verstaan onder verwerking van persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is iedere informatie betreffende een persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks geïdentificeerd kan worden.

Er zijn veel soorten persoonsgegevens. Voor de hand liggende persoonsgegevens zijn iemands naam, adres, telefoonnummer en pasfoto. Maar persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld ook wat iemand op internet koopt, of die persoon allergieën heeft en beelden van een bewakingscamera waar diegene herkenbaar op staat. Sommige persoonsgegevens gaan direct over iemand. Daarnaast zijn er gegevens die niet direct over iemand gaan, maar die wel naar die persoon te herleiden zijn. Het gaat dan om gegevens die in combinatie met andere gegevens iets zeggen over een persoon. Bijvoorbeeld het IP-adres van iemands smartphone. Gegevens van overleden personen en ongeborenen vallen niet onder de geldende wetgeving. Verwerken is wederom een heel ruim begrip. Zelfs al geef je enkel persoonsgegevens door en doe je er zelfs niet mee, ben je al een verwerker.

Enkele voorbeelden van mogelijke verwerkingen:

Verzamelen

• Verzamelen, opnemen en afleiden.

Opslaan

• Opslaan, structureren, bewaren, organiseren.

Gebruiken

• Raadplegen, consulteren, bekijken, updaten, wijzigen, combineren, linken, actualiseren.

Transfereren

• Delen, mailen, verzenden, doorgeven.

Archiveren

• Wissen, verwijderen, archiveren

C — De Zandkorrel, wie zijn we?

De Zandkorrel is een familiebedrijf gevestigd in de Sint-Elooistraat 21a te Merelbeke met als KBO nummer BE 0864.819.732

D — Verantwoordelijke voor de verwerking

De Zandkorrel is overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming – AVG – ook gekend als GDPR – wetgeving verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Dit houdt in dat zij de doeleinden en de middelen voor de verwerking zelf bepaalt en dat zij verantwoordelijk is voor de naleving van de wettelijke vereisten (zie hieronder ‘Waarvoor verzamelt en verwerkt De Zandkorrel jouw persoonsgegevens?’).

Artikel 2: Uw rechten als we uw persoonsgegevens verwerken.

A — Welke zijn je rechten wanneer De Zandkorrel jouw persoonsgegevens verwerkt?

Als we jouw persoonsgegevens verwerken, heb je volgende rechten:

Recht op informatie

• We informeren je via deze privacyverklaring en vragen je waar vereist om je toestemming.
• De persoonsgegevens worden enkel op je eigen initiatief verwerkt.
• De rouwdeelnames worden bijgehouden en zijn enkel beschikbaar voor de contactpersoon van de familie.

De verwerking buiten de Europese Economische Ruimte is beperkt tot de opslag in een database gehost op servers buiten de EER.

• Het verwijderen van de opgeslagen persoonsgegevens met betrekking tot de rouwdeelname en koffietafelbevestiging worden automatisch na 12 maanden verwijderd.

Recht op inzage

• Om je rechten uit te oefen volstaat het om een vraag te stellen via info@dezandkorrel.com

Recht op bezwaar

• Vraag om de verwerking te stoppen.

Recht op wissen

• Vraag om gegevens te wissen is van toepassing indien gegevens niet meer nodig zijn voor doeleinde waarvoor ze verzameld zijn.
• Jouw gegevens zijn onrechtmatig zouden verwerkt zijn.

Recht op overdraagbaarheid

• We kunnen gegevens overdragen naar andere leverancier die betrokken is bij het overlijdensdossier

Indien je één van bovenstaande rechten wil uitoefenen kan je ons steeds contacteren via volgend emailadres: info@dezandkorrel.com. Je kan ook de rechten uitoefenen voor de minderjarige van wie je (wettelijk) vertegenwoordiger bent. Je kan ook steeds terecht bij de Belgische privacy commissie indien je meer informatie wenst of wanneer je niet akkoord gaat met onze privacy-policy.

Meer duiding op de website van de Belgische privacy commissie: www.privacycommission.be.

B — De Zandkorrel gebruikt geen persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden

Onder direct marketing wordt verstaan: “Directmarketingcommunicatie betreft alle berichten die rechtstreeks aan u worden gericht met als doel een merk of persoon te promoten, of diensten of producten voor te stellen, ongeacht of u er al dan niet om hebt gevraagd..”

De Zandkorrel zal je nooit contacteren om haar diensten aan te bieden of een andere boodschap te verzenden via de persoonsgegevens nodig voor onze dienstverlening.

Artikel 3: Waarvoor verzamelt en verwerkt De Zandkorrel jouw persoonsgegevens?

De Zandkorrel verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden en op basis van diverse rechtvaardigingsgronden. We verwerken per doeleinde alleen de persoonsgegevens die relevant zijn.

Zo verwerken we onder andere persoonsgegevens omwille van:

A — Digitale condoleantie

Via onze website kunnen familie, vrienden of kennissen een digitale condoleantie betuigen aan de familie van de overledene. Het is onze opdrachtgever, als vertegenwoordiger van de overledene, die de dienstverlening vraagt om de mogelijkheid voor digitaal condoleren open te stellen voor de gebruikers van onze website. De achtergelaten boodschap is nooit openbaar. Het is de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever aan wie hij/zij toegang verleent tot deze persoonlijke boodschappen.

B — Digitale bevestiging koffietafel/rouwmaaltijd

Het digitaal bevestigen van je aanwezigheid op de koffietafel/rouwmaaltijd is er gekomen om onze families te sparen van extra telefoons. Het is onze opdrachtgever, als vertegenwoordiger van de overledene, die ons vraagt om deze mogelijkheid te activeren via onze website. De gebruiker – de persoon die zijn aanwezigheid bevestigt – zal door het invullen van deze gegevens zijn of haar toestemming verlenen om de persoonsgegevens nodig voor de telling van het aantal aanwezigen en kenbaar maken van hun allergenen, op te slaan en kenbaar te maken aan de opdrachtgever van de familie. Enkel de opdrachtgever heeft toegang tot deze informatie. De achtergelaten persoonsgegevens zijn nooit openbaar. Het is de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever of en aan wie hij/zij toegang verleent tot deze gegevens.

C — Online rouwbloemen/troostpakket

Via onze website bieden we de mogelijkheid om online bloemen of troostpakketten te bestellen, om de verkoopsovereenkomst mogelijk te maken worden persoonsgegevens gevraagd en opgeslagen. Om de correcte levering van de rouwbloemen op de uitvaart te garanderen wordt enkel gevraagd naar de strikt noodzakelijke gegevens. Deze gegevens worden nooit gebruikt voor marketing doeleinden.

D — De Zandkorrel - Hepas

Gegevens worden verwerkt in ons persoonlijk intern software systeem, Hepas. Hierbij worden enkel de persoonsgegevens van de opdrachtgever opgeslagen nodig om onze contactuele verbintenis correct te kunnen uitvoeren. Geen van deze data wordt gebruikt voor marketingdoeleinden.

E — Melden van het overlijden (papier en digitaal)

In onze sector wordt het overlijden medegedeeld via een rouwbrief/rouwkaart. Dit gebeurt dus ook digitaal. In onze rouwbrieven worden de voornamen en namen van de directe en mogelijk indirecte familieleden opgenomen. Het is de opdrachtgever die bepaalt welke persoonsgegevens worden opgenomen in de rouwbrief. Als uitvaartonderneming gaan we ervan uit dat de opdrachtgever hiervoor de morele toestemming heeft van de betrokkenen. Eenieder die vermeld wordt in een door De Zandkorrel opgemaakte digitale rouwbrief vermeld op onze websites kan op eenvoudig verzoek verwijderd worden uit het gepubliceerde online familiebericht.

F — Opname van beeldmateriaal / foto’s

Op verzoek van de opdrachtgever kunnen beelden worden opgenomen / foto’s worden gemaakt van het afscheid. Dit beeldmateriaal wordt exclusief overgedragen aan de opdrachtgever en bewaard door De Zandkorrel. Het is de opdrachtgever die bepaalt aan wie hij/zij de beelden overdraagt en informeert de opdrachtgever dat de opnames alleen mogen verdeeld worden aan personen uit de beperkte familie, vrienden- en kennissenkring. Dit type van opnames/foto’s is enkel gericht naar de voorganger, de lezers en de overledene. Dus niet naar het publiek om de privacy van de bezoekers optimaal te respecteren.

G — Videobewaking

Camera’s in ons funerarium, ontvangstruimten en kantoor zijn er uitsluitend om onze operationele dienstverlening vlot te laten verlopen. Ze worden niet gebruikt om personeelsleden en/of bezoekers te controleren en er worden geen opnames gemaakt en bewaard.

H — Contactformulier op onze websites

De verzamelde gegevens worden enkel gebruikt om antwoord te kunnen geven op de gestelde vraag.

Artikel 4: De Zandkorrel verkoopt of exploiteert persoonsgegevens niet commercieel via derden

Uitvaartonderneming De Zandkorrel zal uw persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, behalve zoals beschreven in deze privacyverklaring of tenzij met uw voorafgaande toestemming.

Artikel 5: Juistheid van de opgegeven persoonsgegevens

Door het geven van jouw persoonsgegevens garandeer je dat deze juist en volledig zijn. De Zandkorrel kan je bij het meedelen van valse identiteiten, onvolledige of onjuiste gegevens tijdelijk of definitief iedere toegang tot de websites www.dezandkorrel.com.

Artikel 6: Beveiliging / bescherming

De Zandkorrel verbindt zich ertoe alle mogelijke maatregelen te nemen om de veiligheid van uw persoonsgegevens te garanderen.

Artikel 7: Persoonsgegevens van minderjarigen

De Zandkorrel let erop dat de privacy van minderjarigen wordt beschermd en moedigt ouders en voogden aan om actief betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen.

Artikel 8: Toestemming

Als opdrachtgever of als je persoonsgegevens doorgeeft aan De Zandkorrel, dan wordt vermoed dat je instemt met de verwerkingen beschreven in deze privacyverklaring.

Artikel 9: Website-cookies

Onze website maakt gebruik van cookies van derden, zoals Google Analytics. Deze cookies worden gebruikt om informatie te verzamelen over uw gebruik van onze website, zoals welke pagina's u bezoekt en hoe lang u op elke pagina blijft. Deze informatie wordt gebruikt om de werking van onze website te verbeteren.

Artikel 10: Sociale media

Als je deelneemt aan forums via verschillende sociale media als Facebook en Instagram. Dan moet je kennis hebben van de hulpmiddelen die deze sites bieden voor het instellen van jouw voorkeuren voor het delen van persoonsgegevens via uw sociale-mediaprofiel(en).

Meer informatie over het verzamelen en gebruiken van data door Facebook of Twitter en over de rechten en mogelijkheden om je privacy te beschermen, is te vinden in de privacy-adviezen van de providers:

Advies van Facebook om jouw data en privacy te beschermen (in het Engels): www.facebook.com/policy.php Advies van Instagram om jouw data en privacy te beschermen (in het Engels): www.instagram.com/privacy

Uitvaartonderneming De Zandkorrel is gebonden aan het privacy beleid van deze derden. De Zandkorrel raadt je daarom aan de betreffende privacyverklaring door te nemen over het gebruik van jouw persoonsgegevens in deze sociale-mediaomgevingen.

Om te vermijden dat Facebook of Instagram je bezoek aan onze website koppelt aan jouw gebruikersaccount van deze providers, moet je jezelf afmelden voordat je de websites van De Zandkorrel bezoekt.

Artikel 11: Overdracht aan een verwerker buiten de EER

Bij elke overdracht van persoonsgegevens aan een verwerker buiten de Europese Economische Ruimte (EER) doet De Zandkorrel dit steeds in overeenstemming met de voorwaarden van deze Privacyverklaring en volgt De Zandkorrel de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming om afdoende waarborgen te garanderen

Artikel 12: Bewaring van gegevens

De periode van bewaring van persoonsgegevens door De Zandkorrel is verschillend volgens de reden van de bewaring.

Artikel 13: Verwerkersovereenkomst

Als verantwoordelijke mogen wij voor de verwerking van persoonsgegevens enkel een beroep doen op verwerkers die de nodige garanties bieden op vlak deskundigheid, betrouwbaarheid en middelen. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verplicht ons om met deze partijen verwerkers overeenkomsten af te sluiten waarin we afspraken maken over het onderwerp, de duur, de aard en de doeleinden van de verwerking, het soort persoonsgegevens dat wordt verwerkt en de categorieën van betrokkenen. Zo kunnen we waarborgen dat de gegevens van onze families voldoende worden beschermd. Omdat we als dienstverlener geconfronteerd worden met een veelheid aan verwerkersovereenkomsten, afkomstig van en bestemd voor verscheidene verwerkers, hanteren we altijd een mandaat als standaard afsprakenkader. Dit model is raadpleegbaar via mail: info@dezandkorrel.com.

Bent u een gegevensverwerker voor De Zandkorrel?

Wij vragen al onze verwerkers om onze standaard generieke verwerkersovereenkomst te gebruiken en gaan er van uit dat de verwerkers akkoord gaan met deze overeenkomst. Wilt u extra bepalingen opnemen om de contractuele relatie te regelen, dan kan u dit met een addendum doen door ons dit te bezorgen.